発注管理の混乱を解消！Notionデータベースで仕事が3倍速くなる方法
こんにちは！カスター麻理です。
皆さんは日々の業務管理に何を使っていますか？メール？エクセル？それとも紙のノート？今回は私がEC運営において最も役立てている「Notionデータベース」について、特に「発注から入荷までの流れ」を管理する方法をご紹介します。
なぜNotionデータベースが必要なのか
ECビジネスを始めると、すぐに直面するのが「情報管理の複雑さ」です。商品の発注、配送状況の確認、入荷予定日の管理...これらをバラバラに管理していると、すぐに混乱してしまいます。
私自身、以前はメールでのやり取りを中心に管理していましたが、重要なメールが埋もれてしまい、発注状況を見失うことが何度もありました。お客様からの「いつ届きますか？」という問い合わせにも即座に回答できず、イライラする日々を過ごしていたのです。
しかし、Notionデータベースを活用するようになってからは、これらの問題がほぼ解消されました。今では発注から入荷までの全プロセスを一元管理できるため、業務効率が劇的に向上しています。
Notionデータベースの魅力
Notionの最大の魅力は、自分の業務スタイルに合わせてカスタマイズできる点です。特に「プロパティ」と呼ばれる項目を自由に設定できるため、ECビジネスに必要な情報をすべて管理できます。
例えば、私のデータベースでは以下のような情報を管理しています：
- 商品名
- 発注日
- 発注数量
- 仕入れ先情報
- 配送状況
- 予定入荷日
- 実際の入荷日
- 備考欄
これらの情報をひとつのデータベースで管理することで、「どの商品がいつ入荷予定なのか」「どの商品の発注が遅れているのか」などが一目でわかるようになりました。
実際のデータベースをシェアします
今回は、私が実際に使っているNotionデータベースのテンプレートをシェアします。以前の投稿「EC運営が劇的に変わるNotion活用のすすめ」が多くの方に視聴いただいたことから、より具体的な活用法をお伝えしたいと思いました。
使い方は簡単です：
- 概要欄にあるURLをクリックする
- 右上の「複製」ボタンを押す
- 保存先を選択する
- 自分のニーズに合わせてカスタマイズする
プロパティの順番はドラッグするだけで変更できますし、必要に応じて項目の追加・削除も自由自在です。皆さん自身のビジネスに合わせてアレンジしてください。
データベース活用のコツ
1. 定期的な更新を習慣に
データベースは入力してこそ価値があります。私は毎日の業務終了時に必ず情報を更新する習慣をつけています。「後でまとめて入力しよう」と思うと、結局忘れてしまうものです。
2. 必要な情報だけを厳選する
最初は「これも入れたい、あれも入れたい」と欲張りがちですが、実際に日々更新するのは手間がかかります。本当に必要な情報だけを厳選することがポイントです。
3. 視覚的にわかりやすく工夫する
Notionでは色分けやアイコンの活用も可能です。例えば、緊急度の高い商品は赤色、通常は青色などと分けることで、優先すべき業務が一目でわかるようになります。
Notionの最新情報をキャッチアップする方法
Notionは頻繁にアップデートされ、新機能が追加されています。すべての変更を追いかけるのは大変ですが、私は「みきちNotionスクール」さんの情報をチェックすることで最新情報をキャッチアップしています。
特に初心者の方には、プロの解説を聞くことで理解が深まるでしょう。XのURLはコチラ。ぜひチェックしてみてください。
実際に使ってみて感じたメリット
Notionデータベースを使い始めてから、私のEC運営における変化は劇的でした：
- メールでのやり取りが98%減少
- お客様からの問い合わせへの回答速度が向上
- 発注漏れや入荷確認忘れがなくなった
- 在庫不足による機会損失が減少
- 業務時間の短縮につながった
特に、お客様からの「商品はいつ届きますか？」という問い合わせに対して、データベースを見るだけで即座に回答できるようになったことは大きな変化です。
まとめ
ECビジネスにおいて、発注から入荷までの流れを効率的に管理することは非常に重要です。Notionデータベースを活用することで、情報の一元管理が可能になり、業務効率が飛躍的に向上します。
今回シェアしたテンプレートをぜひご自身のビジネスに合わせてカスタマイズしてみてください。分からないことがあれば、ポッドキャストのコメント欄やX（旧Twitter）でお気軽にご質問ください。
EC運営をもっとスムーズに、もっと効率的に進めるためのヒントになれば嬉しいです。
